Med Contract Manager kan du håndtere, gemme og huske alle de aftaler og kontrakter du indgår og har indgået.
Alle aftaler med udlejere, lejere, leverandører, kunder, medarbejdere, ledere og andre interessenter uploades til databasen. Herefter tildeles rettigheder til hvilke brugere, som må have adgang til dokumentet.
Dokumentet i databasen beriges nu med information om vigtige datoer, som f.eks. udløbsdato, fornyelsesdato, opsigelsesdato m.m.
Dokumentet kan evt. også tilknyttes en økonomi-profil, som kan bruges til at godkende de fakturaer som måtte have med dokumentet at gøre.
F.eks. indgåes en aftale om en kopimaskine, inkl. service og et antal kopier. Dette er forholdsvis normalt og har naturligvis den konsekvens at leverandøren fremsender en faktura hver måned de næste 36 måneder. Hver eneste gang skal denne faktura manuelt godkendes. Med en økonomi-profil tilknyttet dokumentet, kan man evt. systematisk godkende bilaget på baggrund heraf. Alternativt kan økonomi-funktionen godkende bilaget direkte, og undlade at sende det i cirkulation til godkendelse.
Alt i alt, så er der ikke tvivl om hvor dokumentet befinder sig, hvem der har adgang til at læse det og hvilke konsekvenser det har for virksomheden.